Kommunen und Landkreise in den Modellregionen waren von Beginn an inhaltlich in die Transformationsprozesse eingebunden. Sie stellten jeweils eine Mitarbeiterin beziehungsweise einen Mitarbeiter der Kommunalverwaltung für die Arbeit in den Transformationsprojekten frei. Diese Person ist inhaltliche Schnittstelle zwischen den Kultureinrichtungen und der Verwaltung und befördert den Austausch zwischen Kultur, Politik und Verwaltung über die Erfahrungen des Projekts.
Darüber hinaus bauten die Akteure im Rahmen von TRAFO projektbegleitende Steuerungs- oder Lenkungskreise auf, an denen regelmäßig Vertreterinnen des Landes sowie der beteiligten Gebietskörperschaften teilnehmen. Diese enge Zusammenarbeit trägt dazu bei, gemeinsam die Profile der kulturellen Einrichtungen in den Regionen weiter zu entwickeln und langfristig zu unterstützen.
Landkreise, Kommunen und Bundesländer übernahmen bei der Umsetzung der Transformationsprojekte einen Kofinanzierungsanteil. Und sie gewährleisteten, dass dauerhafte Zuwendungen an die am Projekt beteiligten Kultureinrichtungen während der Umsetzungsphase nicht gekürzt werden.