Kommunen und Landkreise sind in die Transformationsprozesse inhaltlich eingebunden. Sie stellen jeweils einen Mitarbeiter der Kommunalverwaltung für die Arbeit in den Transformationsprojekten frei. Diese Person ist inhaltliche Schnittstelle zwischen den Kultureinrichtungen und der Verwaltung und befördert den Austausch zwischen Kultur, Politik und Verwaltung über die Erfahrungen des Projekts. Darüber hinaus bauen die Akteure im Rahmen von TRAFO projektbegleitende Steuerungs- oder Lenkungskreise auf, an denen regelmäßig Vertreterinnen des Landes sowie der beteiligten Gebietskörperschaften teilnehmen. Diese enge Zusammenarbeit trägt dazu bei, gemeinsam die Profile der kulturellen Einrichtungen in den Regionen weiter zu entwickeln und langfristig zu unterstützen.
Landkreise, Kommunen und Bundesländer übernehmen bei der Umsetzung der Transformationsprojekte einen Kofinanzierungsanteil. Sie gewährleisten, dass aktuelle Zuwendungen an die am Projekt beteiligten Kultureinrichtungen während der Umsetzungsphase nicht gekürzt werden.